Conservazione Digitale e dematerializzazione per i Commercialisti

Con le semplificazioni apportate dal D.M. del 17 giugno 2014 alla disciplina in materia di documenti informatici, per gli Studi Professionali si ha finalmente l’opportunità di evolvere verso la digitalizzazione dei documenti contabili e fiscali in modo tale che i benefici di tale operazione superino realmente i costi.
Con i servizi presenti sul mercato è possibile, a condizioni non particolarmente gravose in termini di impatto sull'organizzazione di studio, ottenere i seguenti risultati:

  • Conservazione Sostitutiva dei Documenti intermediario spediti nell'arco dell'anno di cui occorre tenere copia
  • Conservazione Sostitutiva dei Documenti Contabili lato cliente (Registri Iva, Libro giornale, Libro Inventari, Registro beni Ammortizzabili, Mastrini, etc.)
  • Conservazione Sostitutiva dei Documenti Fiscali lato cliente
  • Conservazione digitale del Libro Unico Lavoro
  • Conservazione digitale della copia interna di Studio dei Cedolini

Con dei processi che sono da valutare in maniera più approfondita è possibile anche la Conservazione sostitutiva di Fatture Attive e Passive, e persino cominciare a avere una parziale automatizzazione del data-entry in prima nota.
Le normative richiedono di garantire autenticità, l’integrità e la leggibilità dei documenti. Il raggiungimento di tale obiettivo è possibile in vari modi e sempre con risultati eccellenti. Per le fatture passive è possibile ad esempio l'utilizzo dell'acquisizione del cartaceo etichettato con barcode associato con l’importazione dei dati dal gestionale.
Esistono dei sistemi in grado di ricevere e classificare i documenti inviati dalle aziende clienti, sia elettronici che cartacei, e proporre una registrazione sulla base dei dati utili estratti dal documento. L’operatore si limita a validare a video i dati inseriti, ma può anche stabilire delle regole per ottenere degli automatismi come ad esempio assegnare delle indetraibilità dei codici iva, dei conti. In tal modo si possono avere dei risultati che sfiorano il 100% di automazione del lavoro per i documenti ricevuti in .pdf vettoriale e superano abbondantemente il 90% per quelli cartacei.

Possiamo dunque affermare che è difficile trovare delle obiezioni valide per continuare a produrre carta in ufficio, se non legate allo sforzo da compiere per arrivare alla perfetta comprensione dei meccanismi tecnico/normativi legati alla Conservazione Digitale e Sostitutiva, la cui disciplina peraltro è ormai chiara e stabile.

I vantaggi della digitalizzazione documentale sono indiscutibili (*):  

  • Taglio dei costi legati alla produzione dei documenti cartacei (stampanti, carta, toner)
  • Taglio dei tempi di manodopera legati all’operazioni di stampa e archiviazione
  • Taglio dei costi di stoccaggio per 10 anni, e degli spazi occupati dagli archivi

(*)  Da una ricerca condotta dall’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, possiamo sintetizzare i benefici economici per i Commercialisti nei seguenti valori:

  • conservazione digitale dei registri e delle scritture contabili, risparmi compresi tra 0,5-1 € per pagina;
  • conservazione digitale delle fatture di vendita, risparmi compresi tra 1-3 € per singola fattura;
  • conservazione digitale delle fatture di acquisto, risparmi compresi tra 1-2 € per singola fattura;
  • registrazione automatica delle fatture di acquisto, risparmi compresi tra 1-2 € per singola fattura.

A questi vantaggi più evidenti se ne aggiungono altri come la qualità e la reperibilità tempestiva dei documenti, soprattutto per gli archivi più complessi.
Altro vantaggio è l’autotutela: In caso di verifiche, basta consegnare il supporto con i dati, e si evita l’invasività della visita ispettiva in ufficio sui documenti cartacei.

La Professione del Commercialista si sta evolvendo. Gli attuali metodi di lavoro dovranno essere ripensati e nei prossimi anni le aziende chiederanno consulenza, assistenza, assunzione di responsabilità in ambiti vari e nuovi.
La dematerializzazione è un'occasione per cominciare a familiarizzare con metodi di di organizzazione dello studio, basati sull'gestione digitale dei documenti e l’automatizzazione dei processi, scalabili ed efficienti da porre come esempio per le aziende clienti.
La tenuta della contabilità sarà connotata da livelli di automazione sempre più elevati e l’uso sempre più massiccio di documenti strutturati. I tempi destinati all’inserimento dei dati avranno nei prossimi anni una drastica riduzione a favore di altre iniziative ed opportunità a maggior valore aggiunto, sulle quali probabilmente si giocherà il futuro della Professione.
Si instaureranno nuovi criteri di organizzazione del lavoro che avranno immediati riscontri a livello di pianificabilità e misurabilità del lavoro, miglioramento della qualità del servizio e della relazione professionale sia con il team di lavoro che con i clienti, con la possibilità di concentrarsi su servizi di maggior valore: una stimolante occasione per riqualificare professionalmente tutto il personale, maggiormente libero da mansioni ripetitive e meramente operative.

Per gli studi professionali i nuovi obblighi in materia di fatturazione e conservazione non vanno visti dunque alla stregua di un adempimento burocratico in più ma come l’inaugurazione di nuove opportunità ed un mercato da non lasciarsi sfuggire, quello dell'organizzazione digitale di ogni tipo di attività economica. Un’occasione per i commercialisti di proporsi presso le aziende con un ruolo di soggetto propulsore della cultura digitale, con indubbi vantaggi organizzativi e nel lavoro richiesto per gestire i rapporti con i clienti. Nei prossimi anni, inoltre, la fatturazione elettronica tra privati sarà sempre più largamente utilizzata, anche grazie agli incentivi del Governo e alle norme emanate con il  Dlgs n. 127 del 2 settembre 2015.
Avm Sistemi srl ha consentito negli ultimi mesi a numerose aziende e studi professionali abruzzesi di gestire senza pensieri l’obbligo di legge della Fatturazione Elettronica per i fornitori della Pubblica Amministrazione. In questo ambito, il prossimo passo è la conservazione a norma di tutte le fatture inviate alla Pubblica Amministrazione.
Avm Sistemi, forte dell’esperienza di concessionario Sistemi Spa per l’assistenza software dei commercialisti in Abruzzo, si propone ora come punto di riferimento in zona a livello normativo, tecnologico ed operativo per migrare gli Studi Professionali, e i relativi clienti, verso la Digitalizzazione.