Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Archiviazione Operativa Sistema Integrato

Archiviazione Operativa Sistema Integrato

Il modulo applicativo Archiviazione Operativa viene incontro all'esigenza dell'Azienda di strutturare in modo organico l'archivio dei documenti emessi e registrati e dei libri contabili, per poterli reperire nel modo più semplice possibile.

I documenti emessi dalla procedura possono essere archiviati automaticamente nella Gestione Documentale con la possibilità di consultarli, oltre che dalla Gestione Documentale, direttamente dalle applicazioni. L'inserimento di documenti esterni può avvenire direttamente da file oppure mediante acquisizione da scanner.

La navigazione e la consultazione dei documenti archiviati presenta le seguenti caratteristiche:

  • quando un documento viene archiviato la procedura ne memorizza automaticamente le informazioni più rilevanti sulla base delle quali è possibile operare filtri, ricerche, raggruppamenti;
  • il motore di ricerca interno consente di compiere interrogazioni articolate e complesse. Le impostazioni di ricerca possono venire salvate per essere utilizzate successivamente;
  • la navigazione dei documenti archiviati è semplificata dall'uso delle viste, strumenti di classificazione e raggruppamento dei documenti gestiti che consentono di realizzare una navigazione su un albero strutturato secondo la logica della procedura Explorer di Windows;
  • la gestione delle versioni consente di avere in linea, dove necessario, tutte le modifiche opera sul documento in un arco di tempo definito;
  • una funzione di cronologia consente di tracciare tutte le attività eseguite per un documento (visualizzazione, modifica, eliminazione, stampa, ecc.), memorizzando quale azione è stata fatta, quando e da chi.

La sicurezza dei dati è garantita dal fatto che la consultazione dei documenti archiviati avviene esclusivamente tramite la procedura, mentre è inibita la possibilità di accedere ai documenti attraverso funzioni di sistema; inoltre il sistema di profilazione degli operatori consente di definire ruoli e mansioni, stabilendo con precisione chi può fare che cosa.

Funzioni

  • Architettura del sistema di Archiviazione Operativa: il formato scelto per digitalizzare i documenti emessi da eSOLVER è quello PDF. Tale formato è previsto anche per la conservazione legale. In realtà il sistema consente di archiviare anche file in qualunque altro formato compatibile con Windows. Per ciascun documento è possibile archiviare più immagini.
  • Archiviazione Documenti Emessi: i documenti emessi possono essere archiviati contestualmente all'emissione dei documenti o in modalità differita da una specifica funzione di archiviazione.
  • Archiviazione Documenti Ricevuti: i documenti ricevuti devono essere trasformati in formato elettronico e successivamente acquisiti in eSOLVER; vengono gestiti tutti i formati di file supportati da Windows. Possono essere archiviati anche i documenti allegati a messaggi e-mail, i documenti ricevuti via fax in formato TIF o su supporto cartaceo da trasformare in file tramite scanner.
  • Archiviazione automatica da cartella: la funzione consente di acquisire in maniera massiva in Gestione Documentale documenti distribuiti su una struttura di cartelle su file system.
  • E-mail inviate da Gestione Documentale: tramite questa funzione è possibile interrogare le mail inviate a partire da Gestione Documentale e la relativa cronologia (ora ed autore dell'invio). Inoltre le e-mail inviate tramite Gestione Documentale possono essere salvate contemporaneamente su Outlook.
  • Cestino: i documenti eliminati dalla Gestione Documentale vengono spostati in un archivio denominato Cestino, dove è possibile un loro eventuale ripristino o utilizzo.
  • Archiviazione Libro Giornale e Registro Beni Ammortizzabili: il modulo prevede la possibilità di assolvere agli obblighi di stampa dei Libri Contabili tramite l'archiviazione e successiva conservazione legale del Libro Giornale e il Registro Beni Ammortizzabili. Le stampe dei libri contabili prevedono la generazione di più file PDF per ogni stampa in modo da non generare archivi troppo grossi e difficilmente consultabili. In particolare per il Libro Giornale viene creato un nuovo file PDF a cambio mese e con un massimo numero di pagine definito a parametro e per il Registro Beni Ammortizzabili viene creato un nuovo file PDF a cambio categoria e con un massimo numero di pagine definito a parametro.
  • Archiviazione documentazione di commessa: gestione e catalogazione dei documenti aziendali quali, ad esempio, documentazione commerciale e tecnica, disegni tecnici, ... legati alle commesse. È così possibile creare un legame con l'archivio delle Commesse/Sottocommesse di eSOLVER configurando in questo modo la gestione della documentazione direttamente all'interno della gestione delle Commesse di eSOLVER.

eSolver: le Funzionalità