Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

La Gestione Documentale su eSolver

L'evoluzione congiunta della normativa fiscale e degli strumenti tecnologici rendono oggi possibile automatizzare la gestione documentale dell'Azienda, al fine di disporre di documenti e dati sempre aggiornati.

La Gestione Documentale SISTEMI è la soluzione integrata per la gestione dei documenti emessi e registrati tramite le applicazioni SISTEMI; comprende tutte le funzionalità necessarie affinché la forma elettronica del documento sia sostitutiva della forma cartacea, sia ai fini organizzativi che sotto il profilo normativo.

i documenti delle diverse aree (Area Amministrativa, Area Ciclo Attivo, Area Ciclo Passivo) possono essere archiviati e conservati elettronicamente sia a fini organizzativi che normativi.

Conservazione Sostitutiva Sistema Integrato

Conservazione Sostitutiva Sistema Integrato

Il modulo Conservazione Sostitutiva consente di conservare l'insieme dei documenti precedentemente archiviati (con il modulo Archiviazione Operativa) così come previsto dalla normativa: a partire dall'acquisizione dei documenti da conservare, la procedura consente al responsabile della conservazione di apporre firma digitale e marca temporale all'evidenza informatica del lotto di documenti, e di procedere alla masterizzazione su supporto ottico CD/DVD; è disponibile infine una "libreria" dei supporti ottici tale da consentire le successive consultazioni e reperimento dei documenti conservati.

Creazione ed emissione Distinta di Conservazione

Il processo di conservazione legale si avvia con la creazione della Distinta di Conservazione, ovvero la definizione dell'insieme dei documenti da archiviare e la creazione di un elenco di attributi che identificano i singoli file; queste informazioni sono contenute in un file XML.

Conservazione Sostitutiva

Il passo successivo è rappresentato dalla Conservazione Sostitutiva vera e propria, cioè dal trasferimento dei documenti indicati nella Distinta di Conservazione sui supporti utilizzati per la conservazione legale dei documenti (Server,CD o DVD).

Tale procedura viene svolta dal Responsabile della conservazione, il soggetto che si incarica anche, a completamento degli adempimenti previsti, di apporre la marca temporale e la firma digitale sull'evidenza informatica dei documenti oggetto della conservazione con la possibilità di definire lotti di conservazione.

Per la gestione della firma digitale e della marca temporale, le procedure SISTEMI si interfacciano con l'Ente Certificatore tramite apposite librerie.

Il processo di conservazione sostitutiva si può concludere con la produzione dei supporti ottici grazie all'integrazione automatica con software di masterizzazione con cui creare l'immagine del supporto .

È inoltre disponibile la funzione di Comunicazione dell'impronta dei documenti conservati all'Agenzia delle Entrate secondo quanto previsto dal DM 23 gennaio 2004 e successive modifiche.

La procedura di conservazione legale prevede inoltre, a conservazione completata, la possibilità di "navigare" il registro di conservazione, ovvero l'insieme di informazioni relative ai documenti archiviati e ai supporti gestiti, memorizzando tutti i dati relativi a ciascuna operazione di conservazione e garantendo la rintracciabilità dei documenti archiviati a norma di legge.

La procedura consente infine di stampare apposite copertine "CD" e "DVD" al fine di garantire l'ordinata tenuta dell'archivio informatico.

Visualizzazione documenti firmati, gestione firma digitale e marca temporale

Contestualmente all'attivazione del modulo di Conservazione Sostitutiva, l'utente ha a disposizione una procedura SISTEMI che, sulla base di apposito browser interno, consente di apporre firma digitale e marca temporale a qualsiasi documento, sia esso generato dalle procedure gestionali oppure prodotto esternamente.

Tale procedura consente inoltre la visualizzazione di documenti firmati eventualmente ricevuti dall'esterno, quali ad esempio contratti, lettere, fatture elettroniche, ecc.

Nel modulo di Conservazione Sostitutiva, è sempre disponibile una funzione di "Contatore di marche temporali" che, tenuto conto del monte di marche temporali acquistate, consente all'utente di sapere in ogni momento qual è il numero di marche temporali ancora disponibili.

Archiviazione Operativa Sistema Integrato

Archiviazione Operativa Sistema Integrato

Il modulo applicativo Archiviazione Operativa viene incontro all'esigenza dell'Azienda di strutturare in modo organico l'archivio dei documenti emessi e registrati e dei libri contabili, per poterli reperire nel modo più semplice possibile.

I documenti emessi dalla procedura possono essere archiviati automaticamente nella Gestione Documentale con la possibilità di consultarli, oltre che dalla Gestione Documentale, direttamente dalle applicazioni. L'inserimento di documenti esterni può avvenire direttamente da file oppure mediante acquisizione da scanner.

La navigazione e la consultazione dei documenti archiviati presenta le seguenti caratteristiche:

  • quando un documento viene archiviato la procedura ne memorizza automaticamente le informazioni più rilevanti sulla base delle quali è possibile operare filtri, ricerche, raggruppamenti;
  • il motore di ricerca interno consente di compiere interrogazioni articolate e complesse. Le impostazioni di ricerca possono venire salvate per essere utilizzate successivamente;
  • la navigazione dei documenti archiviati è semplificata dall'uso delle viste, strumenti di classificazione e raggruppamento dei documenti gestiti che consentono di realizzare una navigazione su un albero strutturato secondo la logica della procedura Explorer di Windows;
  • la gestione delle versioni consente di avere in linea, dove necessario, tutte le modifiche opera sul documento in un arco di tempo definito;
  • una funzione di cronologia consente di tracciare tutte le attività eseguite per un documento (visualizzazione, modifica, eliminazione, stampa, ecc.), memorizzando quale azione è stata fatta, quando e da chi.

La sicurezza dei dati è garantita dal fatto che la consultazione dei documenti archiviati avviene esclusivamente tramite la procedura, mentre è inibita la possibilità di accedere ai documenti attraverso funzioni di sistema; inoltre il sistema di profilazione degli operatori consente di definire ruoli e mansioni, stabilendo con precisione chi può fare che cosa.

Funzioni

  • Architettura del sistema di Archiviazione Operativa: il formato scelto per digitalizzare i documenti emessi da eSOLVER è quello PDF. Tale formato è previsto anche per la conservazione legale. In realtà il sistema consente di archiviare anche file in qualunque altro formato compatibile con Windows. Per ciascun documento è possibile archiviare più immagini.
  • Archiviazione Documenti Emessi: i documenti emessi possono essere archiviati contestualmente all'emissione dei documenti o in modalità differita da una specifica funzione di archiviazione.
  • Archiviazione Documenti Ricevuti: i documenti ricevuti devono essere trasformati in formato elettronico e successivamente acquisiti in eSOLVER; vengono gestiti tutti i formati di file supportati da Windows. Possono essere archiviati anche i documenti allegati a messaggi e-mail, i documenti ricevuti via fax in formato TIF o su supporto cartaceo da trasformare in file tramite scanner.
  • Archiviazione automatica da cartella: la funzione consente di acquisire in maniera massiva in Gestione Documentale documenti distribuiti su una struttura di cartelle su file system.
  • E-mail inviate da Gestione Documentale: tramite questa funzione è possibile interrogare le mail inviate a partire da Gestione Documentale e la relativa cronologia (ora ed autore dell'invio). Inoltre le e-mail inviate tramite Gestione Documentale possono essere salvate contemporaneamente su Outlook.
  • Cestino: i documenti eliminati dalla Gestione Documentale vengono spostati in un archivio denominato Cestino, dove è possibile un loro eventuale ripristino o utilizzo.
  • Archiviazione Libro Giornale e Registro Beni Ammortizzabili: il modulo prevede la possibilità di assolvere agli obblighi di stampa dei Libri Contabili tramite l'archiviazione e successiva conservazione legale del Libro Giornale e il Registro Beni Ammortizzabili. Le stampe dei libri contabili prevedono la generazione di più file PDF per ogni stampa in modo da non generare archivi troppo grossi e difficilmente consultabili. In particolare per il Libro Giornale viene creato un nuovo file PDF a cambio mese e con un massimo numero di pagine definito a parametro e per il Registro Beni Ammortizzabili viene creato un nuovo file PDF a cambio categoria e con un massimo numero di pagine definito a parametro.
  • Archiviazione documentazione di commessa: gestione e catalogazione dei documenti aziendali quali, ad esempio, documentazione commerciale e tecnica, disegni tecnici, ... legati alle commesse. È così possibile creare un legame con l'archivio delle Commesse/Sottocommesse di eSOLVER configurando in questo modo la gestione della documentazione direttamente all'interno della gestione delle Commesse di eSOLVER.

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